Nachfolgeplanung in Kanzleien: Warum das oft misslingt

Warum ein Mandat nicht einfach der Kanzlei gehört

Viele Kanzleien gehen davon aus, dass Mandate grundsätzlich der Firma gehören und nicht der einzelnen Anwältin oder dem einzelnen Anwalt. Sobald aber nur eine Person eine wirklich enge Beziehung zum Mandanten pflegt, ist das faktisch nicht umsetzbar. Ist ein Mandat wirklich ein Kanzleimandat, wenn nur eine einzige Person mit dem Mandanten in Kontakt steht? In der Regel nicht.

Das zeigt sich besonders deutlich, wenn Anwält:innen die Kanzlei wechseln oder in Pension gehen. 

In grösseren Kanzleien mit einer ausgeprägten Kultur der geteilten Mandantenbetreuung bleiben Mandate eher bei der Firma. In kleineren Strukturen und Partnerschaften nehmen Anwält:innen ihre Mandate dagegen häufig mit, weil die Beziehung nie wirklich auf mehrere Schultern verteilt war.

Die Anreizfalle: Warum sich Nachfolgeplanung finanziell oft nicht lohnt

Im Attorney Biz Dev Podcast sieht Bill Burns, Business Development Executive, einen simplen Grund, weshalb Nachfolgeplanung so oft liegen bleibt: 

Es fehlt der finanzielle Anreiz, sie ernsthaft zu betreiben. 

Seiner Meinung nach sind Vergütungsmodelle in Kanzleien meist auf das laufende Jahr ausgerichtet. Wer heute Zeit in die Übergabe eines Mandats investiert, deren Ertrag sich erst in drei Jahren zeigt, verzichtet kurzfristig auf die Rendite.

Zwei Ansätze helfen, diesen Fehlanreiz zu korrigieren. Erstens ein Split-Billing-Modell, bei dem sowohl die abgebende als auch die übernehmende Person während der Transition eine Entschädigung für die geleistete Arbeit erhält. Zweitens eine gezielte Belohnung für eine erfolgreich abgeschlossene Übergabe, etwa wenn ein Mandat nach einer definierten Übergangsphase von drei Jahren tatsächlich in der Kanzlei bleibt. Beide Beteiligten haben dann ein echtes Interesse am Gelingen der Übergabe, nicht nur die Kanzlei als Ganzes.

Wenn Mandant:innen selbst zum Hindernis werden

Nicht nur interne Anreize erschweren die Nachfolgeplanung. Auch Mandant:innen selbst tragen dazu bei, oft ohne es zu merken. Viele Unternehmen haben klare Vorgaben, wie Leistungen abgerechnet werden dürfen, und sind nicht bereit, für die Einarbeitung einer zweiten Person zu bezahlen. Aus Sicht der Mandant:innen ist das nachvollziehbar: Zwei Personen für dieselbe Arbeit zu bezahlen, wirkt zunächst wie eine unnötige Doppelspurigkeit.

Genau hier liegt aber auch eine Chance. Wer die Übergabephase nicht in Rechnung stellt, sondern als Investition in die langfristige Beziehung kommuniziert, signalisiert den Klient:innen, dass die Kanzlei den Fortbestand der Zusammenarbeit ernst nimmt. Mandate, die auf einer echten Partnerschaft beruhen und nicht nur auf einer Commodity-Transaktion, überstehen solche Übergänge deutlich häufiger.

Der Weg vom Teammitglied zur Vertrauensperson

Vertraut eine Klientin einer Nachfolgerin schon? Kann die Transition der Beziehung erfolgen?

Vertrauen zwischen Mandant und Anwält:in entsteht nicht durch eine einzelne Übergabe, sondern schrittweise, über einen längeren Zeitraum. Ein paar Etappen, an denen sich dieser Fortschritt messen lässt:

• Hat die jüngere Anwältin, der jüngere Anwalt überhaupt schon an Mandaten für diese Klientin gearbeitet?
• Hat sie oder er an Sitzungen, Calls oder Meetings mit der Klientin teilgenommen und dabei die Arbeitsweise, Bedürfnisse und Ziele kennengelernt?
• Übernimmt diese Person inzwischen eine aktive Rolle in solchen Meetings, oder ist sie nur physisch anwesend?
• Wurde die Klientin vor Ort besucht?
• Wird diese Person zunehmend direkt kontaktiert, wenn die Klientin eine Frage hat?
• Wird sie schliesslich nicht mehr nur für einfache Aufgaben, sondern für strategische Fragen und Beratung hinzugezogen?

Wer diese Etappen bewusst durchläuft, baut eine Beziehung auf, die eine Übergabe tatsächlich übersteht.

Kultur schlägt Strategie

Nachfolgeplanung lässt sich nicht an einem einzelnen Gespräch kurz vor der Pensionierung festmachen. Sie muss Teil der Kultur einer Kanzlei sein, nicht eine Aufgabe, die erst dann angegangen wird, wenn ein Abschied unmittelbar bevorsteht. Eine Kultur, die Zusammenarbeit und gemeinsame Verantwortung für Mandate von Anfang an fördert, schafft die Grundlage dafür, dass Übergaben überhaupt gelingen können.

Gerade für den ausscheidenden Anwalt oder die ausscheidende Anwältin ist es auch wichtig, dass sie erkennen kann, dass die aufgebaute Practice weiterleben kann. Nicht alle wollen etwas weitergeben. Aber für viele ist es von Bedeutung, dass ein Lebenswerk nicht einfach endet, wenn die Partnerschaft auf dem Papier nicht mehr existiert.

Der richtige Zeitpunkt, den Mandanten einzubeziehen

Wann die Mandantin selbst in die Nachfolgeplanung einbezogen werden sollte, lässt sich nicht pauschal beantworten. Steht ein fixer Zeitpunkt fest, zu dem eine Anwältin aus dem Mandat aussteigt, ergibt sich meist ein natürlicher Moment, um das Gespräch zu suchen und den Fokus schrittweise auf die jüngere Person zu verlagern. Fehlt ein solcher fixer Zeitpunkt, muss dieser Moment aktiv gesucht werden.

Wichtig ist zudem, die aktuelle Situation des Mandats realistisch einzuschätzen. Befindet sich das Mandat gerade in einer besonders anspruchsvollen Phase, etwa einem laufenden Verfahren, kann es notwendig sein, dass die erfahrene Person noch länger eingebunden bleibt. Nachfolgeplanung ist deshalb immer eine Einzelfallentscheidung und kein starres Schema.

Fazit: Nachfolgeplanung ist Kulturarbeit, nicht nur Verwaltungsakt

1. Ein Mandat ist nur dann wirklich ein Kanzleimandat, wenn mehr als eine Person eine echte Beziehung zur Mandantin pflegt.
2. Ohne eine Vergütungsstruktur, die auch mehrjährige Übergänge honoriert, etwa durch Split Billing oder Retention-Anreize, bleibt Nachfolgeplanung oft ein Lippenbekenntnis.
3. Vertrauen entsteht schrittweise, über Sitzungsteilnahme, Besuche vor Ort und eigene strategische Beiträge, nicht durch eine einzelne Übergabe kurz vor dem Abschied.
4. Nachfolgeplanung gelingt nur dann nachhaltig, wenn sie Teil der Kanzleikultur ist und nicht erst zum Thema wird, wenn der Abschied bereits bevorsteht.

Der Attorney BizDev Podcast

Dieses Thema haben Tobias von HeadStarterz und Bill Burns von Porter Wright Morris & Arthur in ihrem Podcast besprochen. Weitere Episoden des Podcasts existieren zu folgenden Themen 

1. «Wie bauen Anwält:innen erfolgreich Geschäftsbeziehungen auf?»
2. «Bedürfnisse von Klient:innen erkennen»
3. «Closing für Anwält:innen: Vom guten Gespräch zum gewonnenen Mandat»
4. «Business Development für junge Anwält:innen»
5. «Referral Marketing für Anwält:innen»
6. «Personal Branding für Anwält:innen»
7. «So schaffen Anwält:innen Zeit für Business Development»
8. «LinkedIn für Anwält:innen: Business Development auf Social Media»
9. «Kanzleibrand und Personal Brand: Wie Anwält:innen beides verbinden»
10. «Marketing für bestehende Klient:innen»
11. «Digital Legal Marketing»
12. «Nachfolgeplanung in Kanzleien»